Nie da się ukryć, że zmiana siedziby firmy to zawsze ogromne wyzwanie. W jaki sposób przeprowadzka powinna być przeprowadzona, aby uniknąć dezorganizacji oraz stresu? Odpowiedź wcale nie jest trudna. Chodzi o to, aby wszystko dokładnie zaplanować, a później egzekwować wykonanie planu punkt po punkcie.
Kiedy zacząć planowanie?
O tym jak rozpocząć wcześnie planowanie przeprowadzki firmy, zależy w głównej mierze decyduje sama wielkość firmy oraz także specyfika. W przypadku małych firm wyprzedzeniem kilkudniowe powinno jak najbardziej wystarczyć. Jeśli jednak chodzi o przeprowadzenie przeprowadzki firm dużej korporacji planowanie należy rozpocząć z wyprzedzeniem wielomiesięcznym. W przypadku podmiotów o rozbudowanych naprawdę strukturach, aktywności tego rodzaju powinny zostać nawet rozpoczęte z wyprzedzeniem rocznym. Szczególnie ma to znaczenie na przykład w przypadku firm z mocno rozbudowanym informatycznym zaplecze, kiedy poza przeniesieniem biurowej części, przenosimy także teleinformatyczne zaplecze razem z przepięciem serwerów. Przeniesienie siedziby tego rodzaju właśnie podmiotu to operacja logistyczna prawdziwa, której finał oznaczający zweryfikowanie samej poprawności działania wszelakich systemów oraz także technologii, powinien mieć mniej więcej miejsce na jakieś 2 tygodnie przed przenoszeniem biurowej części. Aby mieć pewność, że proces przeprowadzki firmy nie wpłynie na pracę firmy negatywnie, opcja najbezpieczniejsze będzie skonsultowanie się z firmą wcześniej maksymalnie oraz także przy wsparciu ekspertów ustalić całość harmonogramu prac.
Naprawdę bardzo ważne jest samo określenie, w jakim zakresie sami pracownicy firmy uczestniczyć będą w całości procederu. Na pewno komplikują nam tutaj wszystko przepisy PIP. Warto zatem jak najbardziej zlecić przeprowadzkę firm zewnętrznej firmie.
Którego dnia najlepiej się przeprowadzać?
Ustalając sobie termin przeniesienia firmy z danej siedziby do siedziby nowej, to wybrać należy dzień, który w stopniu najmniejszym zakłóci cały harmonogram prac. Rozwiązaniem optymalnym na pewno byłoby zaplanowanie wszystkiego na popołudnie piątkowe lub też w sobotę. Wówczas przeprowadza firmy nie wpłynie na samą pracę w firmie, a z kolei pracownicy nowy tydzień będą mogli rozpocząć już w nowym miejscu oraz także bez konieczności nadrobienia zaległości, które pojawić się mogłyby, jeśli przeprowadzka zostałaby zaplanowana na roboczy dzień.
Nadszedł ten czas – przeprowadzki firmy
Aby sama zmiana siedziby w stopniu jak najmniejszym się odbiła na efektywności pracy w biurze nowym, przeprowadzić należy ją w ten sposób, aby pracownicy, przyszli po prostu do nowego miejsca pracy i rozpoczęli pracę. Nie jest to jednak do osiągnięcia bez dbania o takie szczegóły jak posegregowanie odpowiednie oraz zapakowania firmowej dokumentacji czy też opisanie dokładne pudeł z biurowym sprzętem oraz także wyposażeniem biurek pracowników poszczególnych.
W tym celu na pewno warto wykorzystać opakowanie profesjonalne czy sposób ustalony z góry znakowania przedmiotów kolorami jak i także podziałem na sektory docelowego miejsca. Szczególnie należy zadbać o sprzęt biurowy. Pozwoli nam to na uniknięcie zniszczeń niepotrzebnych, które generować mogą koszty dodatkowe oraz niepotrzebnie zaburza pracę już w nowym miejscu.
Chaosu jak i także stresu zbędnego unikniemy sporządzać szczegółowy spis wszelakich przenoszonych przedmiotów z podziałem na pokoje czy też na departamenty. Dzięki temu właśnie sprawdzimy bardzo łatwo czy w biurze nowym nie brakuje jakiegoś segregatora z bardzo ważnymi dokumentami czy też organizera z materiałami, których pracownicy każdego dnia używają. Takie, szczególne drobne oraz pozorne, mogą w stopniu znacznym zauważyć przy odbiorze nowego biura oraz sprawić, że sam zespół zamiast zabrać się z dużym entuzjazmem do pracy, będzie poszukiwać przez kilka godzin przedmiotów, bez których pracownik nie będzie po prostu mógł rozpocząć w nowej siedzibie pracy. Nieważne tutaj czy mówimy tutaj o ramce że zdjęciem czy też o teczce z raportami. W sytuacji zmiany biura unikać lepiej każdej komplikacji. Nawet tej najmniejszej.
Samemu a może z profesjonalnym wsparciem?
Aby mieć sto procent pewności, że zmiana siedziby przebiegnie bez żadnych komplikacji oraz odczuć negatywnych ze strony swoich pracowników, zastanowić się jak najbardziej warto nad powierzeniem przeprowadzki firmy profesjonalnej firmie. W przypadku organizacji całości procesu od wyboru lokalizacji właściwej, poprzez samą aranżację przestrzeni, aż po przemieszczenie się firmy ze starej do bezpośrednio nowej siedziby.
Jak widzimy na załączonym obrazku przeprowadzka firmy nie należy do łatwego zadania. Jednak odpowiednio zaplanowana naprawdę się uda. Co więcej gdy nie czujemy się pewni w tego rodzaju pracach jak najbardziej możemy pokusić się o współpracę z przeprowadzkową firmą. Wówczas sami mamy dużo mniej pracy i możemy być spokojni, że całość naprawdę przebiegnie sprawnie.